Техники планирования рабочего времени для фрилансера

Личный опыт
Я фрилансер. Иногда я не укладываюсь в сроки или очень нагружаюсь работой, при этом могу проводить за компьютером дни, ночи и выходные. Так происходит, когда я не планирую рабочее время. Опрос в соцсетях показал, что с этим сталкивается много фрилансеров:

Большинство фрилансеров не планируют рабочее время

Если не планировать рабочее время, появляется куча проблем:

  • можно подвести заказчиков и потерять хорошую работу
  • страдает репутация
  • падает доход, так как работа, которую можно сделать за два дня, растягивается на неделю
  • не хватает свободного времени
  • в конце концов, это просто стыдно

Избавиться от этих проблем и научится планировать свое рабочее время фрилансеру могут помочь различные техники.

Почему помогают техники планирования

В книге «Психология влияния» Роберт Чалдини описывает принцип обязательств и последовательности. Если человек берет на себя какие-нибудь обязательства, внутренне он стремится им следовать. Вот что пишет Чалдини:

Все мы стремимся соответствовать (в своих глазах и в глазах окружающих) тому, что мы уже сделали. Коль скоро мы сделали выбор или заняли определенную позицию, мы будем стремиться вести себя в соответствии с принятыми на себя обязательствами и стараться оправдать ранее принятое решение.

Когда уже есть методика или план, его легче придерживаться. Это эффективнее, чем просто думать про себя: «Надо написать статью».

Я изучила разные техники организации рабочего времени, выбрала самые интересные и решила проверить их на практике.

Pomodoro

В конце 1980 года Франческо Чирилло заметил, что после 25-30 минут непрерывной работы концентрация внимания начинает падать. Но если сделать небольшой перерыв, работа идет эффективно. Используя такое чередование, он стал работать продуктивнее. Так появился метод Pomodoro.

Классическая схема — 25 минут работы, 5 минут перерыв. 25 минут нужно работать ни на что не отвлекаясь. Если приходит отвлекающая, но важная мысль, нужно записать ее в блокнот и сразу же продолжить выполнять текущую задачу. В пятиминутный перерыв можно делать все что угодно, но желательно сменить деятельность. Например, если вы работали за компьютером, в перерыве встаньте, разомнитесь, сделайте чай. После четырех интервалов по 25 минут можно сделать получасовой отдых.

Если хотите попробовать метод Pomodoro, используйте приложение для браузера, смартфона или скачайте десктопную программу. Я попробовала несколько таких сервисов.

Приложение для браузера Хром. Скачайте бесплатное приложение, после этого рядом с меню браузера появится значок помидора. Нажмите на значок и запустите таймер кнопкой Tomato. Когда пройдет 25 минут, появится звуковой сигнал и всплывающее уведомление в нижнем углу браузера. Снова откройте приложение и запустите перерыв.

Используйте приложение для браузера

Кнопка Tomato запускает отсчет 25 рабочих минут, Short Break — короткий пятиминутный перерыв, Long Break — длинный 15-минутный отдых, Reset — сбросить параметры. Нижняя кнопка в виде диаграммы показывает статистику

Программа для рабочего стола Focus Booster. Окно программы большое, но его можно свернуть, а чтобы видеть, сколько осталось времени до перерыва, использовать минитаймер.

Установите программу на компьютер

Так выглядит окно Focus Booster. Программу можно свернуть, а минитаймер поставить в любом удобном месте на экране

В программе можно выставлять настройки: включать или выключать тиканье таймера и звуковое оповещение, менять интервалы работы и перерыва.

Приложение Pomodoro на Аndroid. В бесплатной версии можно давать названия задачам и менять настройки: интервалы, звук, вибрацию и т. д. В платной доступна статистика.

Приложение Pomodoro на Iphone. Простое приложение со счетом статистики и гибкими настройками. Поддерживает русский язык.

Можно установить приложение Pomodoro на смартфон или планшет

Приложения для планирования рабочего времени на Android и Iphone

Онлайн-программа Tomato.es. Если не хотите ничего скачивать, используйте этот простой онлайн-таймер. Когда время выйдет, программа оповестит вас звуковым сигналом. Оставшееся до перерыва время видно прямо на вкладке.

Если удобно, используйте онлайн сервис

Если удобно, запускайте таймер онлайн

Ссылки на приложения Pomodoro для других операционных систем перечислены в статье на Википедии.

Впечатления о методе Pomodoro.

  • Первые пару дней немного отвлекает сам факт того, что где-то идет время. Все время хотелось посмотреть, сколько там еще осталось. Но потом привыкаешь.

  • На 25 минут работы легче настроиться, чем на 8 часов, поэтому с мозгом проще договориться.

  • Работа действительно пошла быстрее, потому что был нормированный перерыв. Звонок приложения не давал зависнуть в соцсетях или за домашними делами.

  • Почти все приложения, которые я пробовала, тикали. Поначалу я думала, что тиканье будет меня отвлекать, но оно наоборот помогало сконцентрироваться, как бы напоминая фоном, что надо работать.

  • Было неудобно, когда перерыв заставал на потоке мысли.

Метод Pomodoro помогает сконцентрироваться на работе в течение дня. Но чтобы он работал эффективно, все равно нужна дисциплина и терпение. Я привыкла и перестала отвлекаться с третьего дня.

Матрица Эйзенхауэра

По этой технике все задачи на день нужно разделить на 4 группы:

  1. Важные и срочные. Эти выполняем в первую очередь.

  2. Важные и несрочные. К ним приступаем после важных и срочных.

  3. Неважные, но срочные. Эти задачи делегируем — раз они неважные и вам не придется отвечать за результат, не тратьте на них время, а поручите кому-то другому.

  4. Неважные и несрочные. Эти задачи можно вообще не выполнять или выполнять, если есть свободное время.

Я попробовала применить матрицу Эйзенхауэра. Вот как она выглядела в один рабочих дней:

Матрицу Эйзенхауэра можно оформить в Гугл Таблицах

Сначала показалось, что этот метод мне не подходит. Он хорошо работает для фрилансеров, которые ведут много проектов или при авралах, но у меня обычно немного задач в течение дня. Поэтому, чтобы некоторые колонки не пустовали, приходилось придумывать себе какие-то занятия.

Но я заметила интересную особенность: задачи в колонке «важные и несрочные» все время накапливаются. Ими не хочется заниматься, они откладываются на потом, но в какой-то момент они становятся важными и срочными. Тогда и наступает завал с работой. Я буду применять матрицу Эйзенхауэра, чтобы не накапливать несрочные задачи.

Чтобы составить свою матрицу, используйте Excel или таблицы Гугла, как это сделала я в своем примере. Но есть и другие сервисы.

Онлайн-сервис Smamibo. Здесь можно составить свою матрицу и посмотреть, как это делают другие. Пользователи могут комментировать матрицы друг друга, предлагать решения и просто вдохновляться.

Сервис для составления матриц

Зарегистрируйтесь и делитесь своими матрицами

Приложение для Android. Позволяет составлять планы, ставить цели и делать заметки. Есть и матрица Эйзенхауэра. На внесенные в нее задачи можно назначать время выполнения, писать комментарии и выставлять приоритеты. Интерфейс на английском.

Составить матрицу Эйзенхаура можно в мобильном приложении

Так выглядит моя матрица в приложении Android

Приложение для Iphone. Я не смогла поставить это приложение и проверить, как оно работает, потому что у меня другая ОС. Если вы им пользовались, поделитесь впечатлениями в комментариях.

Впечатления от матрицы Эйзенхауэра:

  • Помогает не распыляться на неважные задачи и не переключаться с одной на другую.

  • Подходит, когда много проектов, чтобы эффективно распределить время.

  • Важные несрочные задачи все время накапливаются. Матрица Эйзенхауэра помогает это предупредить.

  • Иногда поля матрицы остаются пустыми, в них нечего записывать.

Матрица Эйзенхауэра эффективна, когда много проектов в течение дня и для планирования задач на несколько дней вперед.

Принцип Парето

Главное правило Парето — 80% результата мы получаем от 20% усилий. Например, чтобы понимать 80% иностранного языка, достаточно выучить 20% слов. 80% результата тренировки приносят 20% упражнений. 80% прибыли компания получает от 20% клиентов.

Принцип Парето работает по такой схеме

Схема принципа Парето

Эту технику вы можете попробовать применить в отношении своей работы. Для этого выпишите свои задачи и оцените, какую пользу они вам принесут. Те из них, которые принесут самую ощутимую пользу, выполняйте в первую очередь, уделяйте им больше времени. От нерезультативных задач откажитесь вообще или делегируйте их.

Например, каждый день я трачу больше часа на работу со своим сайтом и 15 минут, чтобы написать пост в Фейсбуке. Но сайт не приносит мне заказчиков, а через соцсети пришли самые хорошие клиенты. Следуя принципу Парето, я могу сократить время работы с сайтом до получаса, чтобы уделять больше внимания постингу в Фейсбуке, либо вообще нанять начинающего специалиста и поручить заниматься размещением контента на сайте ему.

Впечатления от принципа Парето:

  • Отличная техника, чтобы оценивать важность задач. Иногда кажется, что трудные задачи — самые важные и их нужно делать в первую очередь. Но если использовать принцип Парето, может оказаться, что трудные и затратные по времени задачи лучше ставить в конец списка дел на день или делегировать их.

  • Бывает сложно оценить, какой результат принесет задача. К примеру, что более результативно: заниматься личным брендом либо текущими проектами. Из-за этого в применении принципа Парето иногда возникает ступор.

Принцип Парето бывает сложно применить к ежедневному плану дел. Но «прогонять» по нему список задач однозначно стоит.

Диаграмма Ганта

Эта техника сочетает планирование и визуализацию. Визуальным мышлением обладает примерно 60-65% населения земли (источник → статья на Википедии), а значит, планирование по диаграмме Ганта будет удобно для большинства.

Это линейная диаграмма. Задачи отмечаются по вертикальной оси, а по горизонтальной с помощью полос откладывается время на их решение. График помогает эффективно планировать работу над разными проектами, потому что четко видно, какие задачи и когда накладываются друг на друга.

Пример диаграммы Ганта, построенной в Excel

Пример диаграммы Ганта. По вертикали перечислены задачи, по горизонтали отмечается время на их выполнение

Можно самому составить такую диаграмму в Excel или скачать готовый шаблон на сайте сервиса Smartsheet. Это сервис по автоматизации рабочих процессов, в нем есть встроенная диаграмма Ганта. Можно зарегистрироваться и месяц пользоваться бесплатно.

На сервисе Битрикс24 тоже есть встроенная диаграмма Ганта, она входит в бесплатную версию. Более подробно о функционале бесплатной версии этого сервиса и других тарифах читайте на сайте Битрикс24.

Используйте удобные сервисы для посторения диаграмм

Так выглядит диаграмма Ганта в Битрикс24

Мне удобно строить такие диаграммы в Гугл Таблицах. Я составляю план по своим задачам на неделю и по каждой выставлю дедлайн. Так становится понятно, в какой день задачи накладываются и как их лучше распределить:

Диаграмму можно заменить простой таблицей

Вот скриншот из моей таблицы. На диаграмме сверху я отмечаю, сколько времени есть на задачу от сегодняшнего дня до дедлайна. Я приблизительно понимаю, сколько дней мне нужно на работу над каждой задачей, вижу дедлайн и наложение других задач. В диаграмму снизу я переношу свои задачи так, чтобы они равномерно распределялись на неделе и оставались выходные. Теперь у меня не будет завалов.

Впечатления о планировании по диаграмме Ганта:

  • Когда план визуализирован, его легче воспринимать, он становится наглядным.

  • Удобно распределять задачи, чтобы они не наваливались в один день.

  • Если появляется новый проект и есть сомнения, сумеешь ли совместить его с текущими задачами, можно внести его в свою диаграмму, и станет понятно.

Планирование рабочего времени с помощью диаграммы Ганта мне показалось самым удобным методом. Потому что неравномерное распределение задач было моей большой проблемой.

Еще я заметила, что все эти техники можно применять одновременно: спланировать неделю по диаграмме Ганта, «прогнать» задачи по принципу Парето, отдельно каждый день расписать по матрице Эйзенхауэра, а в процессе работы использовать технику Pomodoro. Кажется, должно быть эффективно. Но тогда планирование будет занимать много времени, усилий и отвлекать от текущих задач. 

Как думаете, составление планов может стать шагом к прокрастинации или все-таки это дисциплинирует? Давайте обсудим этот вопрос в комментариях.