Параллельная работа над проектами

Как работать и не мешать друг другу
Если ваша команда не сидит за соседними столами, а работают удаленно, управлять ими и обмениваться информацией бывает затруднительно. А от слаженной работы команды страдает качество проекта, что чревато для бизнеса.

Как построить процесс, чтобы над одной задачей работали несколько человек сразу, и они не мешали друг другу, вы узнаете из этой статьи.

3 шага к успеху

В общем случае успех проекта определяют три фактора:

  1. Тщательная организация управления проектом, которая позволит выполнять работу в срок.

  2. Обмен информацией между исполнителями и руководителем, благодаря чему участники проекта получают свежие данные о статусе работы, вовремя сообщают о проблемах и делятся успехами.

  3. Простое и удобное сотрудничество исполнителей, чтобы генерировать новые идеи и дополнительно развивать проект.

Если проектов в работе несколько, начинать нужно с организации каждого из них в отдельности. Сначала собираем общую схему, а потом разбираемся, как ее отладить.

Как организовать работу

Четко распределить обязанности. Каждый участник проекта обязан четко знать:

  • Свои задачи
  • Даты сдачи каждого конкретного этапа

Такой подход позволит распределить все задачи между исполнителями, а также исключить выполнение одних и тех же заданий разными участниками команды.

Чтобы эффективно распределить роли, удобно использовать ментальную карту — майндмэп.

Майндмэп одного проекта поможет разбить его на этапы, группы задач и задачи. Нелишней будет и общая карта по всем проектам, если у вас их много.

Майндмэп от Mindmeister

Создать ментальную карту предлагают множество сервисов, например, Mindmeister

Распределите задачи и станет понятно, хватает вам исполнителей или пора искать новых людей в команду. Такие нюансы лучше всего выяснить вначале — до определения графика выполнения задач, так как поиск людей требует времени.

Составить план-график. График работы над проектом чаще всего оформляется в виде таблиц или в специальных приложениях-задачниках. Но их можно представить и в виде майндмэп.

Например, вы сдаете своим 5 заказчикам ежемесячный отчет и тратите на подготовку каждого отчета 1-2 дня. В ментальной карте как раз можно расписать последовательность, кому какого числа этот отчет предоставить. Точно так же можно набросать загрузку каждого конкретного специалиста. 

Расписание работ членов команды в формате майндмэп

Пусть копирайтер должен написать тексты по 10 проектам, редактор — проверить, а контент-менеджер разместить их. Имея на руках карты по всем проектам, можно легко составить всем расписание, чтобы контент-менеджер начинал работать сразу как редактор примет текст у копирайтера

Преимущества создания ментальных карт онлайн в том, что их всегда можно пересортировать. Приведенная выше карта — это первоначальная довольно хаотичная версия, когда руководитель проекта просто вспоминает перечень работ и прикидывает, что, кто и когда должен сделать.

Сортируем задачи по дате

Для наглядности лучше сделать пересортировку, например, по дате и по часовой стрелке

Имея на руках тайминг-план, можно приступать к непосредственному выполнению проекта. Кстати, раздавая техзадания, полезно указывать в названии файла крайний срок сдачи работы. Это помогает исключить «перепутал», «забыл», «потерял» и прочие отмазки исполнителей.

Наладить отчетность. Если вам предстоит работать по однотипным задачам со множеством исполнителей, лучше всего предоставить им образцы отчетов. Ведь даже записи по зарплате многие люди ведут на бумаге или в примитивном текстовом документе.

Работа редакции.png

Если вы работаете по старинке и обмениваетесь информацией по электронной почте, важную роль играет название файла с техзаданием. Помимо даты, в него можно внести имя исполнителя, название проекта и другие параметры.

Например, «ТЗ_ Строймаркет_копирайт_ Полина_10.03-20.03» или «ТЗ — 28.03 Белая репутация аудит». 

Просите исполнителей не менять название файла, а при сохранении готовой работы, убирайте из названия «ТЗ». Тогда, даже если все файлы по всем проектам окажутся в одной папке, их можно будет без труда сортировать по названию проекта и фронту работ или же по дате — все зависит от того, какой параметр вам важнее.

Свою отчетность с планом работ, статусом каждой задачи, суммами для оплаты можно вести в задачниках, а можно и в стандартной таблице Excel.

Сортировка задач по дате

Сортировку такой таблицы можно делать по дате, чтобы видеть выполнение проектов во времениФильтры по статусу задач в таблице

Можно также работать с фильтрами. Например, если нужно увидеть загрузку конкретного исполнителя или ход работы по одному из проектов

Коммуникации и обмен информацией

Как общаться руководителю и исполнителям

Почта, мессенджеры, соцсети, задачники — выбирайте, что удобно. Комфортнее общаться со всеми в одном месте, но иногда это физически невозможно, например, если с некоторыми фрилансерами вы работаете через биржу. Главное, установите свои правила и донесите их до всех.

Например, оперативные вопросы можно решать в ВК или Телеграм, а все файлы с отчетами и работами — слать на почту. Или же перенесите все общение в задачники, например, Trello или Teamer, а оперативные вопросы с теми, кто не всегда онлайн, решайте по смс.

Только при налаженных коммуникациях участники команды могут задавать вам вопросы, вовремя предупреждать о проблемах, а вы всегда будете знать о статусе задач. 

Как исполнителям общаться друг с другом

Характер общения вашей команды напрямую зависит от стиля вашего руководства. Авторитарный руководитель не стремится к тому, чтобы исполнители сами что-то там решали, и замыкает все контакты на себе. О том, кто какие задачи выполняет, знает лишь он один, и этого достаточно. Все вопросы также решаются через него.

Но когда проектов много, полезно стыковать между собой подчиненных напрямую. Решите для себя, на каком этапе вы будете проверять работу и будете ли или делегируете эту задачу партнеру или заму.

Если вы все делаете сами, то пропишите для себя и команды цепочки связей.

Например, вы намерены проверять отчеты и отправлять их заказчикам. Их сведением занимается один человек, и ему, минуя вас, все исполнители могут присылать свои работы. А вы уже сможете просматривать готовые отчеты перед сдачей заказчику. 

Другой пример. В ситуации с наполнением сайтов текстами тоже можно исключить себя из промежуточных стадий. Когда процесс отлажен, вас не должно быть в цепочке «копирайтер-редактор-контентщик». Вам достаточно проверять сделанное уже после публикации.

Визуализация цепочки работ по проекту

Впрочем, если вы хотите держать руку на пульсе, то добавьте себя в эту цепочку перед контент-менеджером

Создайте единое пространство для хранения рабочих данных

Все исполнители должны иметь доступ к самой свежей информации по проекту, чтобы не брать в работу уже устаревшие задачи.

Памятки, брифы, опросники, исходные файлы — любую информацию можно, конечно, рассылать команде по почте каждый раз, когда информация обновляется. Но удобнее хранить все в общем облаке. Хотя о том, что произошли изменения, все же стоит написать коротенькое уведомление.

Для того чтобы все исполнители могли получить доступ к информации по проекту, важно организовать единое пространство для хранения данных. Нелишним будет определить уровень доступа к конкретным документам для каждого участника команды.

Дайте общий доступ к документам

Такой подход позволит выполнять совместную работу в режиме реального времени. На простейшем уровне сгодятся гугл-документы, но есть и специализированные программы.

Облачные приложения для совместной работы

  • OneDrive
  • SharePoint Online

В этих программах есть функции параллельной работы с файлами, и ограничения доступа к отдельным фрагментам.

Десктопные приложения

  • Свежие версии Office Online
  • Пакет Microsoft Office

Итак, параллельно вести множество проектов совсем несложно, если продумать и организовать процесс наиболее эффективно.

На Content.Guru вы найдете самые ценные советы и рекомендации относительно качественного управления проектами во всемирной паутине.