Организуем работу команды авторов

Используем опыт других руководителей
Когда ты — начальник всего 2–3 человек, и все идет замечательно, легко почувствовать себя хорошим менеджером, который сможет возглавить и полдюжины авторов, и десяток, и два. Это опасная ловушка: если вы попадете в нее, начнутся вечные дедлайны и постоянные опоздания. Вы испортите себе нервную систему, и, возможно, печень.

Чтобы вы избежали возможных ошибок и заранее приготовились к сопутствующим сложностям, автор попросил Ярославу Трофимову, Елену Виверицу, Екатерину Кушнир, Тамару Герасимович и Павла Молянова дать советы, подходящие начинающим и опытным редакторам.

У них разный опыт, разные уровни проектов и даже разные мнения по некоторым спорным ситуациям. Это личный опыт — здесь нет строгого редакторского «Делай именно так». Советы ниже — не истина в последней инстанции.

Как выстроить работу на уровне редакции

Запланируйте работу так, будто все постоянно срывают сроки и присылают некачественный материал

Лажают все. Авторы, иллюстраторы, копирайтеры, дизайнеры порой лажают, причём независимо друг от друга. Если не повезёт, однажды налажают все сразу.

Перестрахуйтесь: заранее включите в план все ошибки, которые только могут совершить авторы.

Если автор говорит, что напишет статью за неделю, в план ставьте две недели или даже месяц. На всякий случай закладывайте время, чтобы доделать незаконченную работу самостоятельно или передать другому исполнителю.

Если у вас хватает времени, нервов и сил, пишите автору за несколько дней до дедлайна. Кого-то это раздражает, но, если написать вежливое и искреннее письмо, на вас вряд ли разозлятся.

Раньше я очень переживала, если автор пропадал за сутки до дедлайна. Сейчас я просто знаю, что делать в такой ситуации. Сроки проставлены так, что задачу успевает закрыть другой автор, либо я сама что-то пишу

Используйте приложения для организации авторов и самого себя

Чтобы не теряться в куче задач и не забыть, что и когда нужно сделать, используйте приложения-органайзеры, например:

  • Trello

  • Slack

  • Asana

  • Bitrix24 и другие

Это приложения для командной работы, но также их можно использовать для самоорганизации — выставлять себе задачи и сроки выполнения.

Интерфейс Трелло: доски и задачи

Вот так, например, выглядит интерфейс Trello
Чаще всего опрошенные редакторы используют Trello. Его любят за наглядность, возможность проставить чек-листы и сроки. Если эти функции не нужны, можно использовать гугл-таблицы — так делает Елена Виверица. Она работает с командой в двадцать человек и всё успевает.

Для понимания общей картины пригождается гугл-календарь — можно сразу открыть планы на месяц и проследить за дедлайнами и этапами работы.

Можно использовать таск-менеджер, если приучить себя записывать туда все задания. Система принимает все входящие задания и выстраивает их по выбранному пользователем приоритету.

Интерфейс таск-менеджера
Так выглядит таск-менеджер Павла Молянова: когда у него появляется время, он открывает список и разгребает поставленные задачи


Рассказывайте об условиях и ключевых мелочах заранее

Расскажите авторам о правках, иллюстрациях, вёрстке, прописывании мета-тегов, фактчекинге, премиях и штрафах. Ни одна деталь работы не должна вскрываться во время работы.

Заранее определитесь, кто займётся вещами, причастными к тексту: иллюстрациями, вёрсткой, прописыванием мета-тегов и фактчекингом. После этого обязательно объясните каждому участнику процесса, кто за что ответственнен.

Если вы определитесь с мелочами заранее, то предупредите возможные форс-мажоры. Некоторые авторы считают, что оформлять иллюстрации должен дизайнер. Кто-то думает, что оформлять мета-теги должен главред или человек, ответственный за оптимизацию сайта под поиск.

Также и со штрафами, премиями и правками. Кто-то привык, что на работе есть правки, кто-то считает, что пишет нормально, и вообще, не нравится — я ухожу.

Поддерживайте дружелюбную, но рабочую атмосферу

Люди должны любить свою работу, и им проще это делать, когда на работе дружный коллектив и нет напряжения в общении. Однако чрезмерно дружественное отношение может быть чревато тем, что некоторые работники переведут работу в приоритет сильно ниже и позволят себе ошибки, которые не совершили бы под присмотром строгого начальника.

Ярослава Трофимова объясняет:

Я не дружу со своими авторами, но при этом не включаю режим дурного начальника. Дружить я не советую. Где дружба — там обычно начинается полная задница в стиле „У меня тут приключилось нечто, поэтому я сдам статью послезавтра, по дружбе, ладно?“. А послезавтра должен выйти материал, и тебе приходится либо ругаться с автором, либо делать всё самому

Помните о себе

Большая команда всегда забирает много времени и сил. На не-руководящей должности трудоголизм некритичен — там проще взять перерыв и разобраться в причинах выгорания. Но если выгорит руководитель посреди очередного проекта — всё посыпется. Установите границы личной жизни, в которые работе лезть непозволительно.

Елена Виверица рассказывает о выгорании:

«Когда организуешь сразу крупную команду, приходится больше работать. Некоторые люди при этом парятся о других. Конечно, с моральной точки зрения это очень хорошо — волноваться о своих сотрудниках, чтобы они меньше парились и больше зарабатывали. Но это продлится очень недолго, обычно люди быстро выгорают»

Как выстроить работу на уровне отдельной статьи

Используйте однозначные формулировки, когда ставите задачу

Кто угодно может интерпретировать ваши слова неправильно. Убедитесь, что автор вас понял и напишет нужную вам статью. Для этого задайте вопросы или попросите написать понимание задачи: проще задать вопросы, а не переделывать готовую работу.

Елена Виверица о постановке задач:

Если большинство в состоянии понять, чего от них хотят, — задача поставлена грамотно. Если на выходе большинство из тех, кто, вроде как, поняли, прислали работы, которые соответствуют ТЗ или максимально к нему приближены — задача поставлена правильно

Если авторы не понимают, что от них нужно — вводите систему заявок

Заявка — документ примерно на страницу. В ней автор излагает цель статьи, понимание ЦА и структуры, и рассказывает о доносимых читателю мыслях. После редактор рассматривает заявку, и, если видит, что автор ошибся с целью или выстроил непонятную структуру, разбирает ошибки и рассказывает, как сделать лучше.

Так делает Екатерина Кушнир. Она просит перед написанием статьи заполнить заявку — так видно, понимает ли человек, что он пишет.

Старайтесь не задеть автора правками

Чтобы автор не злился на правки, уберите из них издёвки над текстом. Этого достаточно: человеку проще учиться, когда при нём не включают злобного критикана. Чувствительные авторы и те, кто не умеют отделять себя от текста, будут вам благодарны.

Для проверки можно использовать посты из телеграм-канала «Ильяховщина». Если видите, что ваш комментарий можно оформить в стиль канала и выпустить в качестве поста — подумайте над формулировкой помягче.

Ильяхов комментирует текст в ненадлежащей манере
Комментировать тексты вот так не надо

Я боюсь обидеть людей. Плюс я и сама работала с разными редакторами как автор, чувства еще свежи. Но тут два пути — или быть хорошей в глазах авторов, мало их редактировать и запороть проект, или стать злобной редакторкой, но повысить качество текстов. Конечно, иду по второму. Плюс нужно помнить, что хорошие тексты авторы могут взять в портфолио

А вот что говорит Ярослава Трофимова:

Общайтесь на позитиве, даже если человек действительно вас подвёл, иначе всё скатится в разборки, а работа с ошибками будет висеть у людей на странице или её вообще не будет

Если автор подвёл вас, настройтесь на конструктив

Постарайтесь не ругаться. Ругань — путь в никуда. Пока редактор с автором ругаются, работа ждёт. В итоге они теряют последнее время, а статья всё ещё не готова. Лучше постарайтесь направить имеющиеся силы на исправление ошибок: как раз немного остынете и сможете лучше подготовиться к переговорам по поводу ошибки.

Мнения редакторов насчёт конструктива:

«Любой факап/ошибку можно исправить, главное — заметить и признать» — Екатерина Кушнир, редактор

«Косячат мои авторы крайне редко. Это если считать косяками пропуск дедлайнов. А так бывают ошибки, иногда не выполнены какие-то пункты ТЗ. Но обычно я знаю, что от кого ждать — контролирую эти моменты. Типичные ляпы разбираем коллективно» — Елена Виверица, редактор команды «Котикрайтеры»

«Если происходит факап, то я действую по готовой схеме. Разобраться в причинах, устранить ошибки, извиниться перед теми, кому навредили, побеседовать с причастными и настроить на конструктив» — Тамара Герасимович, редактор, сооснователь контент-агентства «Лакмус»

Памятка

По макро-уровню:

  • Планируйте работу так, будто все лажают

  • Определите, кто за что отвечает

  • Используйте Trello, гугл-таблицы, гугл-календари и таск-менеджеры

  • Рассказывайте об условиях заранее

  • Наставляйте авторов

  • Создайте дружелюбную, но рабочую атмосферу

  • Помните о себе

По микро-уровню

  • Используйте однозначные формулировки

  • Ставьте сроки с запасом

  • Обсуждайте с автором статью на уровне тезисного плана

  • В первую очередь — хороший текст, во вторую — чрезмерная ранимость автора

  • После любой ошибки должны идти конструктивные действия