Организация работы для авторов. Как управлять несколькими проектами одновременно

Советы и инструменты от редакторов и авторов
У автора или редактора с опытом появляется больше проектов. В один момент понимаешь, что запутался и ничего не успеваешь. Включается паника, время улетает в трубу, на жестком диске и в голове хаос. Дедлайны горят, а вы кушаете мороженку и смотрите сериал, стараясь не думать о скорой расплате.

В сети полно приложений для самоорганизации, но их количество только парализует. Пока разбираешься с очередным to-do-листом, текст все еще не пишется. Даем простые инструменты и техники от авторов, чтобы обезопасить себя от такого поворота.

Записывайте задачи, как только они появляются

Так вы ничего не забудете. Можно сразу их расписывать подробно и кидать в нужный список. Когда все нужное и важное перед глазами, а не в голове — проще не паниковать и фокусироваться. Все, что не в списке дел — уходит на другой день.

Можно делать по принципу GTD — кидать все в общий список, а каждое утро или вечер сортировать по проектам.

У меня это IsoTimer (аналог гугл-календаря) и Trello для работы над большими проектами.

Почему удобно:

  • Вижу неделю за неделей
  • Сразу представляю загруженность по всем сферам, оставляю свободу для действий
  • Не сделала — спокойно переношу (без трагического зачеркивания в блокноте и переписывания на новый день, а потом опять и опять и упреков себя за это)
  • Выполнила дело — поставила галочку, перекрасила ячейку в другой цвет, в конце недели посмотрела, какая я молодец, сколько дел сделано

копирайтер и контент-маркетолог, создатель блога «Лаборатория копирайтера»

Где можно записывать задачи:

Разные цвета для разных проектов в Google Календаре

Разные цвета для проектов в Google Календаре
Isotimer, карточки дел, планирование
Карточки дел в Isotimer

Доска для идей в Trello, карточки, планирование, организация работы

Карточки в Trello

Используйте принцип «сделай это завтра»

Суть такая: у вас есть определенное количество задач на день. Если возьмете еще одну задачу, то вам придется работать сверхурочно. Все, что не в списке сегодняшних задач, переносите на другой день, и ваш график не плывет. Инструменты из предыдущего раздела отлично подходят для этого.

Выбирайте три дела на день

Простая рабочая схема: три дела на год, три на месяц, три на неделю и три на день. Выключает панику и упрощает контроль за задачами. Три дела на день не выглядят так уж невыполнимо, появляется ощущение контроля жизни. Вы действуете собраннее и расслабленнее одновременно.

У меня в Google Keep карточки на ближайшие два-три дня. Написал себе четыре дела на завтра — вот их надо сделать. Все остальное идёт лесом, то есть переносится на следующий день.

Если у меня четыре задачи с дедлайном в конце недели, то ставлю себе, например, на вторник — первую и вторую. И не парюсь, что третья и четвертая лежат несделанные. Потому что их в моем списке на вторник нет. Значит, их вообще нет. А вот в среду они будут. Когда будут, тогда и буду делать.

редактор

Создаем карточки с делами:


Карточки, организация проектов, планирование

Карточки в Google Keep

Долгосрочное планирование, Trello, план на год, три дела, организация работы

Для долгосрочных планов удобно использовать Trello

Организация работы для нескольких проектов, планы, планирование

Ежедневно —One Big Thing

Используйте таймер

Наша энергия направляется туда, куда направлено внимание. Таймер укрепляет собранность и дисциплину, задачи решаются своим чередом. Вы меньше прокрастинируете и дела двигаются, хоть и небольшими шажками.

Заведите таймер, на котором вы устанавливаете себе промежутки для работы и отдыха. Например: 20 мин работы — 5 мин перерыв (полное отключение от работы, чтоб полностью выключиться из письма; я, например, на пианино играю или рисую). И так несколько раз — сколько вам комфортно. После этих нескольких раз — большой перерыв (20, 30 минут — сколько нужно, чтобы восстановиться). Во время большого перерыва еще важнее полностью выключиться из письма.

Есть одна тонкость: перед любым перерывом (и по окончании сегодняшней порции работы) всегда четко фиксируем для себя на чем остановились
Елена Пастернак, блогер и преподаватель

Разбивайте время работы на блоки в таймере Pomodoro.

Таймер Pomodoro для работы, блоки, разбиение задачи

Можно использовать и 15-минутные блоки — все индивидуально Есть аналог для айфона — платное приложение Forest ($1.99). При установке таймера начинает расти дерево и выполняя цели, создаешь целый сад.

Отвлекся — деревце погибло.

Forest. Отвлекся — начинай сначала, как и в Pomodoro

Переключайтесь между проектами

Включает в голове игровой режим и работать становится увлекательнее — воспринимаешь все, как игру. Перестаешь «залипать» над одним делом, сохраняешь сфокусированность — уму не скучно с постоянно меняющимися проектами.

Держим все тексты в трех отдельных окнах и переключаемся между ними, если с текстом затык.

Не давайте фрустрации от своей мнимой беспомощности вами овладеть, сразу переходите к другому тексту (к какому сейчас хочется) и работайте над ним. Снова чувствуете ту же фигню — идите к любому другому тексту (опять — к которому хочется). 

Важный нюанс — иногда не пишется не потому, что затык, а потому, что что-то ищется и вот-вот найдется. Тогда никуда ходить не нужно, просто терпеливо ищем. То есть нужно чувствовать, что у вас все время появляются варианты.

Если сидим и просто тупим в экран — это сигнал, что вы устали от этого текста и тогда надо идти в другой.

блогер и преподаватель

Разбивайте задачу на кусочки

Во-первых, это весело. Во-вторых, наглядно.

Разбивая проект на меньшие блоки-задачи, видно как именно ты его сделаешь. Когда перед глазами картинка-схема с понятными этапами, а не буквы — думать гораздо легче, освобождается место в голове. Видно этапы каждого дела, а часто — взаимосвязи между разными проектами. А это уже учит мыслить творчески.

Где удобно разбивать задачу на кусочки:

  • The Brain
  • SimpleMind
  • Trello — каждая задача — карточка. Внутри карточки создаем чек-листы, добавляем комменты и т. д.
  • Things — можно сделать проект, в котором будут задачи, в которых будут чек-листы — 3 уровня вложенности в проекте.

Simple Mind для организации работы, Simple MInd, проекты

Этапы проекта в SimpleMind для MacOS

The Brain, maindmap, майндмэппинг

Программа TheBrain

Еще вариант по картам. На ватмане А3 маркером нарисовать «дерево» с ветками проектов и повесить на стену. Использовать стикеры разного цвета для каждой «ветки» проекта. Задача по проекту завершена — стикеры уходят в отдельную папку. Папка пухнет — удовлетворение от работы растет.
 

Майндмэппинг в организации проектов, карты мыслей, доски проектов

Разный цвет стикеров для разных проектов

Отключайте уведомления

Помогает сосредоточиться, работать продуктивнее и меньше отвлекаться. Уходит чувство перегруженности и возвращается чувство контроля.

Во время письма вы полностью отключены от внешнего мира. телефон выключен, интернет отрублен, если все время пялитесь в окно — зашторьте. Никто из домашних — ни собака, ни муж, ни потенциальные дети ни даже соседский таракан НЕ СМЕЮТ даже подумать о том, чтобы вас отвлечь. И никаких самообманов типа «Дай-ка посмотрю в справочнике как эта хрень называется.» Напишите эту хрень и идите дальше. Посмотрите в процессе правки.
блогер и преподаватель 

Отвечайте на 3 вопроса перед сном

Осознавая опыт, можно отследить прогресс по проектам и освободить голову от ненужных мыслей перед сном. Вы четче осознаете свои мысли и упорядочиваете их, становитесь честнее с собой.

Каждый вечер перед сном, выделяйте 15–20 минут, берите в руки бумажный блокнот и ручку и отвечайте на три вопроса:

Что сделали за день? Что понравилось делать? 
Чему сегодня научились? 
Что получилось так себе и как это улучшить?

автор проекта Nice and Easy 

Можно отвечать на вопросы на компьютере или в блокноте. Если вам ближе блокнот — купите тот, который вам нравится. Например, с приятными на ощупь страницами из мелованной бумаги. Такой, в который будет приятно вносить записи. Не писать в хорошем блокноте становится как-то неловко. Так ежевечерний ритуал скорее приживается в расписании.

Бумажный блокнот

Блокнот из цельного куска кожи от Indinotes

Подводные камни при организации

Пытаться использовать все и сразу. Внедряйте инструменты в работу по очереди — пользуйтесь одним хотя бы пару недель. Так сможете сравнить их между собой и понять, что подходит больше.

Зацикливаться на выборе инструмента. Возможно, у вас уже выстроен способ справляться с делами и ничего из списка выше вам не пригодится. Слушайте себя, оценивайте результаты и удобство, а не красочность интерфейса. Мы делимся тем, что используем в работе сами. Не факт, что это подойдет и вам.

Покупать приложение, не «распробовав» функционал. Я приобрела инструмент для майндмэппинга только поняв, что он правда нужен. Не тратьте деньги на приложения, если не уверены, что вам понадобятся все их возможности.

Применяем в работе:

  • Записывайте задачи, как только они появляются

  • Используйте принцип «сделай это завтра»

  • Используйте схему «три дела на год, квартал, месяц, неделю и день»

  • Используйте таймер

  • Переключайтесь между задачами

  • Разбивайте задачу на кусочки

  • Отключайте уведомления

  • Отвечайте на три вопроса перед сном

А какие приемы вы используете в работе? Поделитесь опытом в комментариях.