Как строить работу с фрилансерами и удаленщиками, как их контролировать

Памятка для работодателей
6 шагов, которые позволят выстроить работу с удаленными сотрудниками так, чтобы не переделывать за ними и не срывать сроки. Гид руководителям проектов, интернет-маркетологам и редакторам.

Подбор людей и распределение работ между ними

Чаще всего на аутсорсинг отдается все, что связано с интернетом — создание и продвижение сайтов, работа с соцсетями. Связано это в первую очередь с тем что для выполнения таких работ нужны специфические знания, причем не одного человека, а нескольких.

Например, для создания сайта нужна большая команда, как минимум:

  • Дизайнер
  • Программист
  • Веб-мастер
  • Контент-менеджер
  • SEO-специалист
  • Копирайтер

Давайте разберемся, как найти всех этих людей, собрать их в команду и добиться результатов по проекту.

Где искать фрилансеров

По знакомым. Так как интернет-бизнес — это своеобразная «тусовка», самый простой способ обратиться к тем, с кем уже налажены связи (например, был опыт совместной работы) или к тем, кто работает в смежной сфере, с просьбой посоветовать узкого специалиста. Гарантий качества, конечно, это не дает, но то, что человек пришел по рекомендации, вселяет надежду на успех — вы хотя бы получите честный отзыв от приятеля или коллеги.

На биржах. Если среди ближнего круга знакомых нужный специалист не нашелся, есть смысл заглянуть на биржу. У исполнителей там есть портфолио, поэтому найти нужного человека обычно несложно. Единственный минус — общаться напрямую вам запрещено, и если вы все же рискнете и выспросите контакты фрилансера, чтобы общаться вне биржи, знайте, что вы рискуете его будущим на ресурсе. За нарушение правил аккаунт исполнителя могут заблокировать, и у него останется только ваш проект.

Если вы не готовы обеспечивать фрилансера постоянной работой, лучше не портите себе карму — взаимодействуйте через биржу, а не пытайтесь работать напрямую.

На сайтах с вакансиями. Третий вариант поиска удаленщика — объявление о вакансии с частичной занятостью. Обычно размещение вакансии стоит денег, потому в целях экономии можно самостоятельно изучить резюме людей или воспользоваться досками объявлений и группами в соцсетях «по профессиональным интересам».

Кого выбрать

Специалистов-удаленщиков сейчас очень много, часть из них подрабатывают вечерами, а некоторые и вовсе живут за границей, выполняя заказы для бывших соотечественников. Выбор огромен, поэтому давать работу первому откликнувшемуся не стоит.

Проверьте на профпригодность с помощью тестового задания. После того как кандидат найден, всплывает вопрос о его квалификации. Допустим, Вы нашли копирайтера и SEO-специалиста для продвижения сайта. Обычно руководитель проекта хотя бы поверхностно разбирается в специфике этих областей и может часть работ сделать своими руками. Тогда ему несложно дать кандидату тестовое задание, чтобы оценить его навыки, подкорректировать его действия, а затем контролировать каждый этап работ.

Убедитесь в компетентности, если тестовое задание дать невозможно. Если вы ищете фрилансера на задачи, в которых не разбираетесь, оцените подход человека к работе.

Например, неспециалисту сложно оценить навыки SEO-эксперта. Попросите у него план работы на месяц/квартал и предложите установить четкие KPI для оценки работы. Знающий человек с легкостью пойдет на подобные условия, тем самым продемонстрирует свою компетентность и адекватность.

Устройте конкурс, чтобы найти «своего». При выполнении более расплывчатых задач, где явно не обозначены профессиональные роли, распределение обязанностей можно провести после конкурса.

Например, проект предполагает сбор информации, заполнение таблиц, работу с рисунками и видеоконтентом. Такие задачи обычно закрывает контент-менеджер. Но понятие это довольно широкое, а обязанности разные: и творческие, и логические. В этом случае понять, какой из фрилансеров справится лучше с определенным фронтом работ, поможет соревнование.

Достаточно дать одинаковые маленькие отрывки по каждому виду работ всем кандидатам, а затем не только оценить результат, но еще и получить обратную связь — с чем работать легче и быстрее.

Подмечайте сильные стороны. Многое о характере исполнителя говорят его письма и отчеты о проделанной работе.

Например, первый исполнитель отчет на 20 строк присылает в теле письма, а второй — в таблице, где автоматически подсчитывается стоимость работ и итоговая сумма. Естественно, доверить в дальнейшем логическую работу (например, сбор информации и внесение ее в таблицу) лучше второму удаленщику, а не первому.

Грамотное ТЗ — залог качества работы

О том, что правильно составленное техзадание определяет судьбу задачи, знает каждый. Однако какое оно — идеальное ТЗ?

Например, вам нужна статья на сайт. Помимо ссылки на сам ресурс, в ТЗ должны быть указаны примеры статей, на которые может ориентироваться копирайтер. Также обязательно прописываются SEO-требования к тексту: вода, уникальность и заспамленность. Казалось бы, все. Но предсказуемый результат при таких вводных получить маловероятно.

Помогут дополнительные гайды, шаблоны и документы.

Чек-лист. Если речь идет о механической работе (например, сбор и систематизация данных по конкурентам), нужен чек-лист. Лучше всего самостоятельно начать — что будет образцом — и предоставить исполнителю четкую последовательность действий.

Понятный алгоритм. Если задача более обширна и нестандартна, например, обработка заявок из интернет-магазина, без подробной инструкции никак не обойтись. Алгоритм действий в случае того или иного поведения/вопроса клиента всегда должен быть под рукой у оператора.

Редполитика. Это справочник с инструкциями по составлению текста. Нужен, чтобы все авторы проекта писали в одном стиле и не допускали одинаковых ошибок.

В отсутствии редполитики вы можете столкнуться с уймой недочетов: неправильно оформленные списки, обращение на «вы» не с той буквы, отличающаяся лексика и т. п.

То же касается грамотности — чаще всего копирайтеры уверены в своей безупречности, а потому не пользуются сервисами по проверке орфографии или пунктуации. И привычные ошибки (которые они и ошибками-то не считают) будут встречаться в каждом новом тексте. Универсальная памятка по выполнению работы и редполитика хотя бы частично, но решают вопрос качества итоговой работы.

Примеры редакционных политик крупных онлайн-изданий посмотрите на сайте redpolitika.ru

Комментарии к проделанной работе. Если проект долговременный, уделите внимание всем ошибкам на стадии проверки первого текста. Легче один раз подробно разобрать текст и прописать комментарии, чем каждый раз исправлять недочеты самостоятельно.

Если ничего не помогает. Порой бывает, что даже после второй или третьей правки, видно, что фрилансер еле справляется и работает с минимальным качеством. В этом случае даже самое подробное ТЗ не поможет — сменить исполнителя будет проще, чем доделывать за ним.

Коммуникации и обмен документами внутри команды

Каждый организатор сам выбирает каналы коммуникаций. Многие пользуются по старинке электронной почтой. Кто-то сочетает Google-документы и общение в мессенджерах или соцсетях. Но как показывает практика, рано или поздно каждый руководитель фрилансеров задумывается об использовании современных платформ для взаимодействия с исполнителями.

Большинство из них платные или условно-бесплатные, поэтому если ваш проект — разовый, может и нет смысла писать инструкции по работе с системой и адаптировать новых удаленщиков. Однако если у вас заключен договор на регулярное выполнение работ/услуг или просто много параллельных проектов, они будут просто незаменимы.

Современные приложения с функцией совместной работы дают возможность значительно упростить работу с фрилансерами, контроль выполнения ими различных задач и процессов, а также следование утвержденным планам.

Самые популярные из них:

  1. Bitrix — платная платформа для совместного выполнения проектов, которая отлично подходит для контроля фрилансеров. Приложение — одно из самых популярных и раскрученных в этой сфере. Оно дает возможность следить за выполнением задач, раздавать поручения, проводить обсуждения работы и обмениваться важными данными. Удобной функцией является контроль рабочего времени каждого исполнителя.

Bitrix — платная платформа для совместного выполнения проектов

  1. Trello — условно-бесплатная программа, которая позволяет проводить удобный последовательный контроль этапов работы фрилансеров. Благодаря простому интерфейсу и всем необходимым функциям платформа дает возможность контролировать работу каждого отдельного исполнителя и легко распределять задачи между несколькими людьми.

  1. Basecamp — условно-бесплатная платформа для совместного выполнения проектов и контроля сотрудников. Приложение характеризуется минималистичным интерфейсом и простотой использования. Можно назначать как общие, так и индивидуальные задачи, следить за их выполнением и легко передавать между исполнителями.

  1. Wrike — условно-бесплатный планировщик задач для командной работы, который можно использовать для контроля работы фрилансеров. Особенностью этой платформы является гибкость настройки задач, простой мониторинг и контроль загрузки участников проекта, а также возможность анализа уже выполненных задач. В приложении присутствует таймер, позволяющий отсчитывать время, потраченное на выполнение задачи.

  1. Teambox — условно-бесплатное приложение для организации совместной работы. Отлично подходит для мониторинга небольших групп фрилансеров и обеспечения несложных проектов. Платформа имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, возможность назначения задач каждому фрилансеру и контроля их выполнения.

Как добиться от исполнителей продуктивной работы в сроки

Срыв сроков — самая частая проблема в сфере аутсорсинга. От того, насколько тщательно вы распланируете процесс и составите тайминг-план, напрямую зависит количество нервотрепки, с которой вам предстоит столкнуться. Установите четкие и понятные правила взаимодействия.

Проверьте загрузку. Спросите у копирайтера, когда он может сдать работу — так вы поймете его загруженность и темпы работы. Если на работу в 1 час он просит срок в 3 дня, значит, оперативное взаимодействие у вас вряд ли сложится. Впрочем, как заказчик, обычно сроки устанавливаете вы сами. Но если вы хотите, чтобы он соблюдался, не забывайте об обратной связи.

Подстрахуйтесь и уменьшите срок. Универсальное правило — уменьшать срок на несколько дней, оставляя запас на корректировки. Сколько времени закладывать — зависит от того, за сколько эту задачу можно выполнить. Если за пару часов, то хватит и одних суток. Тогда в фейковый день сдачи, когда вы поинтересуетесь, где готовая работа, исполнитель сможет ее оперативно доделать или даже сделать с нуля. Если он попросту проигнорирует вас (а в случае с новыми кандидатами и такое бывает), то вы успеете передать работу кому-то другому. Если речь идет о более трудоемком заказе, например, на 3 дня работы, то запас стоит взять в 3-4 суток.

Установите контрольные точки. В каждой долгосрочной работе есть этапы, которые можно условно разделить контрольными точками. Они должны быть конкретными — в идеале с точной датой и временем сдачи: «До 12.00 четверга», а не «К концу недели хорошо бы сделать». При постоянной работе контрольные точки должны быть ритмичными — с одинаковым временным интервалом: например, фрилансер должен четко знать свои ежедневные задачи, и еженедельные.

Контрольные точки нельзя сдвигать. 

Если удаленщик впервые нарушает сроки, даже зная о том, что у вас в запасе еще есть время, вам его обязательно надо поругать. Лучше с преувеличением: «Все пропало, шеф, все пропало!». Цель — добиться не просто извинений, а обещания, что это больше не повторится.

Наладьте оперативную связь. Есть задачи, требующие максимально оперативного реагирования. В этом случае необходимо задействовать максимум каналов коммуникации, чтобы исполнитель был на связи хотя бы по одному из них. Если фрилансер регулярно отрабатывает определенное время (например, в качестве специалиста поддержки по обратной связи на сайте), то лучше мониторить его деятельность в начале рабочего дня и в конце.

Как мотивировать постоянных фрилансеров

Итак, правила установлены, работа идет, но потихоньку начинает проявляться самовольство некоторых исполнителей, попытки перейти на личности и объяснять задержки семейными и личными проблемами.

Так происходит, потому что мотивация фрилансеров разительно отличается от мотивации сотрудников, сидящих на окладе в офисе. В случае разового проекта все просто — получили работу, заплатили деньги. Но если речь идет о командообразовании, то тут конечно стоит повнимательнее относиться к своим фрилансерам. Что же выбрать в качестве их мотивации?

Деньги. Казалось бы, деньги — основная мотивация удаленщиков. Большинство из них работает на любимых низкооплачиваемых работах и вечера коротают за выполнением заказов. Поэтому здесь все понятно: главное платить столько, сколько обещано в заранее оговоренные сроки. На момент оплаты вы даете обратный пас: держите свое слово, ведь если хотите получать готовую работу вовремя,то и платить надо четко по расписанию. И не забывайте, что премии за качественно или оперативно сделанные заказы смогут расположить к вам исполнителей.

Прозрачная схема работы. Стабильность тоже важна. Если вы сработались, то вряд ли фрилансеру захочется искать кого-то еще, сталкиваясь с мошенничеством и обманом. Но работая только с одним заказчиком, удаленные работники не могут спрогнозировать свой месячный доход, особенно если они не знают о планах руководителя проектов. Или даже если они о них знают, какова вероятность того, что у вас не появится «любимчик», который станет выполнять максимум задач?

Поэтому если вы знаете ежемесячный объем работы (а соответственно, и денежного вознаграждения), то просветите и вашу команду. А еще поделитесь планами и регулярно доносите сводки «с той стороны проекта». Так вы сможете наладить доверительную атмосферу и, возможно, получить лояльного члена команды.

Бывает полезно завести общую доску со всеми задачами и планами по проекту. Но это может породить конкуренцию между исполнителями одного вида работ, например: «Почему Васе дают больше задач, чем мне? А почему Петя делает то, что хотел взять в работу я?». Впрочем, при работе над крупным проектом, где задачи передаются не напрямую руководителю, а между коллегами, такая доска будет незаменима.

Понятные планы роста. Если вы не просто будете платить фрилансерам, а поможете им профессионально расти, мягко и ненавязчиво раскрывая их таланты, то они будут преданы вам настолько, что при появлении срочного заказа ночь спать не будут, но сделают все вовремя. Естественно, что по мере роста компетентности стоит повышать и оплату труда постоянным сотрудникам.

Например, в компании IT Agency для каждого специалиста есть свой план обучения и развития. 

В компании IT Agency для каждого специалиста есть свой план обучения и развития

Вы тоже можете создавать для своих людей подобные методички, помогая им расти, развиваться и работать более продуктивно.

Защита прав фрилансеров. Когда вы — промежуточное звено между заказчиком, который платит, и исполнителем, который работает, важно защищать права команды и нести за нее ответственность.

Допустим, заказчик отказывается принимать работу и оплачивать ее.

Принять его сторону — значит не заплатить фрилансеру, что по сути означает разрыв взаимоотношений на будущее.

Принять сторону удаленщика — значит выплатить компенсацию или даже полностью оплатить работу из своего кармана.

Такое случается редко, но именно так вы не потеряете людей, которых растили, из-за недоразумения или недобросовестности заказчика.

Поддержка общих ценностей и философии. Культивируйте у своих фрилансеров базовые ценности — стремление сделать работу на высшем уровне, выполнять обещания, помогать заказчикам в решении их проблем, стремиться к росту и развитию, нести ответственность за свои действия.

Определите свои ценности, как руководитель, и взаимодействуйте с теми, кому они тоже близки. Окружив себя единомышленниками, вы сможете получать качественную работу в срок.

Например, если удаленщик обещает что-то сделать, а не делает, это может быть вполне нормально в его философии: «Сделаю завтра, какая разница, что я обещал сегодня...» — думает он. Если вы относитесь к работе так же — возможно, вам по пути, и работа будет складываться, но если нет — то лучше отказаться от сотрудничества, чем жить в мире нереализованных ожиданий.

Нюансы с оплатой услуг фрилансерам

Когда работаете через биржу. С фрилансерами, с которыми вы взаимодействуете на бирже, вопросов по оплате обычно не возникает. При размещении заказа сумма на вашем счету резервируется, а потому исполнитель спокоен и уверен в финансовой безопасности.

Бюджет на Турботексте
Бюджет на Турботексте — часть денег заморожена, чтобы гарантировать оплату исполнителю

Деньги будут переведены на счет исполнителя, когда заказчик нажмет на кнопку «Одобрить». Если заказчик не успеет проверить заказ за то время, которое он сам установил, размещая ТЗ, деньги уйдут на счет исполнителя автоматически. При этом неважно, как сделана работа, отправить ее на корректировку уже не получится.

Права заказчика тоже под защитой
Права заказчика тоже под защитой. В случае ненадлежащего выполнения задания после истечения времени на проверку можно апеллировать к администрации, чтобы вернуть деньги, уплаченные недобросовестному работнику

Когда взаимодействуете без посредников. Если удаленщик был найден через знакомых или на просторах интернета, то до появления взаимного доверия вознаграждение лучше платить за каждый этап работ.

После неоплачиваемого тестового задания, мотивация фрилансера максимально снижена, а потому первую его работу лучше оплатить как можно быстрее. Далее уже можно договариваться. Все обсуждаемо, но естественно, каждый процесс оплаты требует трудозатрат, и их лучше минимизировать. Например, для постоянных членов команды вполне подойдет ежемесячная оплата. Некоторые хотят, чтобы все было как у обычных работяг (2 раза в месяц), так тоже можно.

Главное — не запутаться, кому, когда и за что вы платили

Если у вас много исполнителей и нет централизованной учетной платформы, записи можно вести банально в таблицах Google или в локальном Еxcel-файле. При этом очень помогает присвоение статуса каждому этапу работ. Допустим, вы отдали исполнителю определенный заказ.

Небольшое отступление — убедитесь, что он взят в работу, вам прямо-таки должны отписаться: «ок, принято!». Приучите к этому своих фрилансеров. 

Тогда в своей таблице вы смело можете поставить напротив задачи и имени исполнителя статус: «в работе». Когда вам присылают готовую работу, это уже следующий этап — «на проверке» — и теперь ваш черед его принимать, редактировать или отправлять на корректировку. После того как работа окончательно выполнена, можно ставить статус «готово», который будет обозначать, что заказ выполнен, но еще не оплачен. А после перевода денег можно присвоить задаче финальный статус: «оплачено».

Таблица со статусами оплаты фрилансерам

Если покрасить все статусы разными цветами, то картина станет наиболее наглядной. Впрочем, это необязательно, ведь если вы работаете в таблицах, вы наверняка для удобства пользуетесь фильтрами

Воспользуйтесь нашими советами и постройте свою эффективную команду, которая будет вместе с вами выполнять проекты любой сложности качественно и в срок.

Сервис Content.Guru собрал максимум полезной информации для организации бизнеса на просторах интернета.