Как облегчить жизнь пиарщику: набор инструментов

Мониторинг, контакты со СМИ, рассылки
Пиарщик, как любой специалист в XXI веке, разрывается от многозадачности. Он ищет новые СМИ, мониторит упоминания компании в интернете, поддерживает связь с журналистами и лидерами мнений. Полностью автоматизировать эти задачи, особенно связанные с людьми, пока что невозможно. Но существуют инструменты, которые помогут хотя бы частично разгрузить список задач.

В этой статье расскажу об инструментах, которые решают ежедневные задачи пиарщика:

  • Поддерживать связь с десятками малознакомых людей: журналистов и блогеров
  • Искать и оценивать СМИ для сотрудничества
  • Рассылать письма и следить за реакцией на сообщения

В список попали бесплатные и недорогие сервисы — до $29. Каждый из них я протестировала.

Nimble CRM: систематизация контактов

Что это: CRM, которая позволяет систематизировать письма и взаимодействия с блогерами в социальных сетях.
Установка: свяжите со своим почтовым аккаунтом.
Стоимость: 2 недели бесплатно, затем $9 в месяц.

Как пользоваться Nimble. Когда рассылаешь десятки писем, сообщений, комментариев в социальные сети, начинается путаница с контактами. И ты уже не помнишь, кому сообщил про новый продукт, с кем разговаривал в Твиттере и кто попросил больше не отправлять сообщения.

Еще сложнее становится, если с блогерами общаются несколько сотрудников. сммщик пообщался с журналистом на Фейсбуке от имени компании, а через день пиарщик послал тому же человеку питч на почту — на ту же тему и тоже от имени компании. Это мешает доверительным отношениям с прессой.

Избежать таких ситуаций поможет Nimble. В отличие от других CRM, она заточена не только под продажи, но и под нужды пиарщика. Сервис стоит $9 в месяц — что недорого для CRM, установка и техподдержка не нужны.

Чтобы начать работу, откройте приложение в браузере или мобильном устройстве на iOS или Android. Затем подключите почтовый аккаунт Gmail или Outlook и социальные сети: Фейсбук, Твиттер, Инстаграм, Гугл+, Foursquare, Swarm. В последний год у Nimble появились интеграции с комьюнити, которые важны для стартапов: Crunchbase, Angellist.

События со всех ресурсов подтянутся в Nimble. Я настроила ежедневную рассылку с уведомлениями из соцсетей и информацией о том, кто подписался на аккаунт компании. Каждый новый фолловер — потенциально полезное знакомство.

Письмо с уведомлениями из Твиттера

Письмо с уведомлениями из Твиттера

Контакты подтянутся из почты и социальных сетей, и все взаимодействия с блогером объединятся в ленту новостей

Контакты подтянутся из почты и социальных сетей, и все взаимодействия с блогером объединятся в ленту новостей. Источник

Прежде чем написать журналисту, можно быстро посмотреть, не получил ли он похоже сообщение от другого сотрудника.

Сегментировать контакты удобнее всего с помощью меток. Я создала метки для журналистов по параметрам:

  • Важность издания для компании: высокая, средняя, низкая
  • Темы, которые человеку интересны
  • Платное или бесплатное размещение
  • Нужен или не нужен полностью эксклюзивный материал
  • Легко или тяжело добиться публикации

Когда появлялся инфоповод, я фильтровала нужные контакты из базы и списывалась с ними. Если информация была суперинтересной, в первую очередь делилась новостью с самыми важными изданиями. Если инфоповод быстро становился неактуальным, из списка исключались издания, которые долго соглашались на публикации.

К контакту можно добавить комментарий. Обычно я добавляла личную информацию о блогере: «Не любит первое апреля», «Недавно переехала в Нью-Йорк».

Nimble можно использовать для поиска новых контактов. На главной странице аккаунта сервис выводит список людей, которые могут быть вам интересны. Если он показал нерелевантный контакт, это можно указать. Тогда алгоритм учится более точно определять, какие связи вам нужны.

Профили полезных пользователей

Профили пользователей наверху страницы — потенциально полезные люди, с которыми вы пока что не знакомы. Источник

Еще одна функция — напоминания про то, что вы с кем-то давно не общались. Срок можно настроить: например, месяц. И каждый месяц на почту будет приходить список контактов, с которыми нужно поддержать связь.

Если журналист попросил написать через неделю, в Nimble можно добавить напоминание о письме.

Минусы Nimble. В этой CRM невозможно отследить статус письма: открыл его человек или нет, кликнул ли на ссылку. Для этого придется встроить плагин Mailtrack или Yesware в почтовый клиент.

Mailtrack и Yesware: трекинг электронной почты

Что это: плагин, чтобы отслеживать судьбу ваших писем после отправки.
Установка: свяжите со своим почтовым аккаунтом.
Стоимость: $0—$3 в месяц.

Как пользоваться Mailtrack и Yesware. Типичная история из жизни пиарщика: отправляете письмо с важным инфоповодом или статьей, а журналист не отвечает. Что делать дальше — неясно. То ли отправлять другим людям, то ли ждать реакции.

Отследить судьбу письма помогут плагины для почты Mailtrack и Yesware. Они покажут, когда и сколько раз человек открыл письмо, а Yesware еще и пришлет уведомление, что адресат кликнул на ссылку в тексте.

Уведомление Yesware

Оба сервиса присылают уведомления на почту и в браузер

Если адресат открыл письмо один раз, скорее всего, оно сразу же ушло в корзину. Можно делиться инфоповодом с другими СМИ.

Минусы Mailtrack и Yesware. Если использовать бесплатную версию Mailtrack, под каждым письмом будет фирменная подпись сервиса. Бесплатная версия Yesware действует месяц, дальше — от $12 на пользователя.

Mention: мониторинг упоминаний в интернете

Что это: сервис, который мониторит упоминания компании в интернете.
Установка: не требуется.
Стоимость: $29—$99.

Как пользоваться Mention. Обычно первый совет по мониторингу упоминаний — подключить Google Alerts. Для небольших компаний этот метод работает плохо: Гугл неэффективно индексирует упоминания в соцсетях, небольших блогах и сообществах. За год работы в компании уведомления приходили 1-2 раза, хотя упоминания в сети появлялись почти каждый день.

Решить эти проблемы помог сервис Mention. За $29 настраиваются два слова для уведомлений и лимит на 3000 упоминаний. Для мониторинга небольшой компании или стартапа этого достаточно. Мы настроили одно уведомление на название компании, другое — на конкурента.

Уведомления собираются в папке «Входящие» и сортируются по времени. Mention индексирует соцсети, сообщества, блоги, СМИ, Github, какие-то азиатские сайты. И последние не стоит сбрасывать со счетов: один из японских блогов давал нам трафика больше, чем Smashing Magazine.

Аккаунт в Mention

Уведомления на название компании и Noun Project — основного конкурента

Минусы Mention. Я тестировала Mention только для англоязычных проектов, поэтому не могу гарантировать, что он хорошо сработает на русском языке.

Кроме того, есть более современные сервисы для мониторинга упоминаний: YouScan, BrandSpotter, IQBuzz.

Но у всех этих сервисов есть общий недостаток: цена намного выше $29. Ahrefs стоит около $150 в месяц, и это самый дешевый тариф. BrandSpotter — от 25 000 рублей в месяц. Если компания может себе это позволить — замечательно. Но для небольших компаний с небольшими бюджетами Mention — лучшее сочетание цены и качества.

Pressfeed и HARO: поиск СМИ, которым нужны материалы

Что это: профессиональные социальные сети, которые связывают журналистов, экспертов, пиарщиков.
Установка: не требуется.
Стоимость: ₽0—₽25 200 в месяц.

Как пользоваться Pressfeed и HARO. Это профессиональные сообщества для пиарщиков, пиар-агентств и представителей СМИ. HARO — комьюнити на английском языке, Pressfeed — российский аналог.

В HARO вы подписываетесь на рассылку с темами публикаций, по которым нужны комментарии, интервью или статьи. Каждый день от сервиса приходят письма. Если у вас есть материал по заданной теме, пишете журналисту сообщение в сервисе.

Запрос от журналиста на HARO

Запрос от журналиста на HARO

У Pressfeed другая система. В сервисе тоже можно подписаться на рассылку с запросами СМИ, но это не обязательно. Все запросы можно посмотреть на сайте и отфильтровать по отрасли и городу. Плюс к этому, пиарщик может получать информацию в Телеграме.

Запросы журналистов на Pressfeed

Запросы журналистов на Pressfeed по теме «Финансы» в московских СМИ

Минусы Pressfeed и HARO. Журналисты на Pressfeed часто не отвечают или исчезают в середине переписки, и непонятно, используют они ваш комментарий в статье или нет. И в интерфейсе не подключишь Mailtrack, чтобы отслеживать письма.

От HARO приходит как минимум три письма с темами публикаций в день. И это количество невозможно регулировать.

iSpreadNews: рассылка пресс-релизов

Что это: сервис для рассылки пресс-релизов с готовыми базами журналистов.
Установка: не требуется.
Стоимость: $15—$249 за рассылку.

Как пользоваться SimilarWeb. Чтобы расширить список контактов в СМИ, можно использовать сервис массовой рассылки питчей — например, iSpreadNews.

Загружаете сверстанное письмо в систему, выбираете список СМИ и запускаете рассылку. СМИ делятся на группы по регионам и операционным системам, о которых пишут. Стоимость рассылки зависит от типа адресатов.

Сервис работает в основном на иностранные СМИ, но мне приходили ответы и от русских блогеров.

Минусы iSpreadNews. Сервис заточен только под компании в сфере дизайна, программирования, гаджетов.

Отвечают примерно 10% адресатов. И когда вы массово рассылаете письма, не рассчитывайте на бесплатное размещение. В ответ на питч вам, скорее всего, пришлют прайс-листы.

SimilarWeb: оценка ресурсов и поиск блогеров

Что это: сервис, который помогает найти ресурсы и оценить успешность СМИ.
Установка: не требуется.
Стоимость: есть платный план, для платного — цена по запросу, около $200 в месяц.

Как пользоваться SimilarWeb. SimilarWeb — сервис с огромным функционалом, который нет смысла перечислять в этой статье. Возможно, доступ можно попросить у маркетолога или аналитика вашей компании: обычно сервис используют для глубокого анализа аудитории, конкурентов, рынка.

Для пиарщика в SimilarWeb есть функции, которые доступны даже в бесплатной версии без регистрации.

Чтобы оценить СМИ или блог, введите адрес сайта в поле наверху страницы. SimilarWeb покажет, сколько посетителей, из каких стран и каналов было на сайте за последний месяц. Из этих данных вы поймете, стоит ли платить за публикацию на том или ином ресурсе и можно ли поторговаться.

Срез по трафику SimilarWeb

Стоит сотрудничать с этим СМИ, если ваша аудитория — жители США 

Вторая возможность сервиса — поиск новых контактов. Для этого введите в строку поиска сайт конкурентов. Затем пролистайте инфографику до раздела Top Referring Sites: это сайты, с которых в компанию приходит больше всего посетителей. Подружитесь с редакторами этих ресурсов.

Сайты, которые ссылаются на компанию-конкурента

Сайты, которые ссылаются на компанию-конкурента. Полный список — уже за деньги

Введите в строку поиска SimilarWeb сайт СМИ, которое особенно важно для компании. Найдите разделы Also visited websites и Competitors & Similar Sites. Это сайты, которые могут быть вам полезны: они похожи на важное для вас СМИ.

Сайты, похожие на Smashing Magazine

Сайты, похожие на Smashing Magazine. Список из 10 ресурсов можно получить бесплатно

Минусы SimilarWeb. В платной версии доступно намного больше данных, но оплачивать аккаунт SimilarWeb ради двух функций бессмысленно.

Alexa: плагин для быстрой оценки ресурсов

Что это: плагин для браузера, помогает оценить посещаемость сайта СМИ или блога.
Установка: установите в браузер.
Стоимость: бесплатно.

Как пользоваться Alexa. С помощью плагина можно оценить сайт быстрее, чем на SimilarWeb.

Откройте сайт и кликните на иконку Alexa в браузере. Во всплывающем окне появится рейтинг сайта: какое место по посещаемости он занимает в мире и в стране. Попасть в первые сто тысяч мирового рейтинга считается почетным.

Рейтинг Smashing Magazine в Alexa

Рейтинг Smashing Magazine в Alexa

Минусы Alexa. Когда начинаешь работать с плагином, цифры кажутся бессмысленными. Чтобы научиться оценивать сайты по рейтингу, нужно сравнить показатели десятков сайтов.

Резюме

  1. Основная программа для работы с блогерами — Nimble CRM. Она собирает все взаимодействия с журналистом в одну ленту, систематизирует существующие контакты и помогает искать новые.

  1. Чтобы посмотреть, прочитал ли блогер ваше письмо, используйте Mailtrack или Yesware.

  1. Найти, что говорят о вашей компании и конкурентах в сети, поможет Mention.

  1. Самые «теплые» журналисты — в сообществах HARO и Pressfeed. Они ищут материалы для статей, и вы можете помочь им.

  1. Для массовой рассылки пресс-релизов и новостей попробуйте iSpreadNews.

  1. SimilarWeb — сервис, который поможет оценить популярность ресурса и найти новые площадки для размещения.

  1. С помощью Alexa можно быстрее оценить популярность ресурса, но данные будут менее подробными, чем на SimilarWeb.

Этот гид — только минимальный набор инструментов для пиарщика. Поэтому смело дополняйте список в комментариях.